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    管理学堂

    别让低效会议毁了你的效率

    作者:未知更新日期:2019-02-13 13:38:59来源:互联网

    【字号: 】 本条信息浏览人次共有5【我要评论】 【我要打印】
    文章概况:别让低效会议毁了你的效率

    源自:中外管理杂志

    低效会议,并不能解决实质问题,还浪费时间。


    今天和大家聊聊“开会”。


    从工作到现在,我参加过大大小小的会议不下百场,其中大部分都是为了开会而开会,并没有解决实质问题,还浪费时间。


    我把这些会议统称为“低效会议”。


    低效会议的危害就不细说了,职场上的各位?#27426;?#37117;有痛苦领悟。什么正经事5分钟开个会2小时,白天全开会晚上才做事,插科打诨戏谑发呆就是不讲正题等等,这些都是常见的低效会议现象。


    ?#30097;?#21463;其害多年,所以今天集中爆发一下。但我不吐槽不抱怨,单就这个现象,聊一些提升开会效率的方法,希望对正在开会或准备开会或打死也不想去开会的你,有一点启示。


    如何避免低效会议?4条心得,一一来分享。


    1


    明确会议主题


    99%的无效会议,都是因为主题不明。就好像你开头方向就走错了,下面所有的讨论都是浪费时间。


    好的会议主题有一个重要特征,聚焦。


    既不要总结概括,更不能泛泛而?#31119;?#32780;是聚焦在一件具体的,看得见摸得着的事情上进行讨论。


    什么叫泛泛而?#31119;俊?#20844;司5年战略规划?#20445;?年长期发展?#20445;?#36825;种主题不可能通过一次会议就得出答案。相反这种会议容易让大家没有边界地进行讨论,反而浪费时间。


    那么如?#31283;?#35299;决这个问题呢?很简单,拆分


    即,把这些大而空的主题,拆分成一个个明确的小主题,然后分多次会议来讨论。


    ?#28909;紜?#20844;司5年战略规划?#20445;?#23601;可以拆分如下:

    1. 产?#36153;?#21457;战略;

    2. 市场营销战略;

    3. 渠道铺设战略;

    4. 人才建设战略;


    拆分之后还可以再拆分,?#28909;紜?#20135;?#36153;?#21457;战略?#26412;?#21487;以分成:

    1. 消费者趋势变迁研究;

    2. 新产?#36153;?#21457;方向探讨;

    3. 研发预算规划;


    会议主题越具体,参会人?#26412;?#20250;越聚焦。


    记住,不要为了开会而开会。开会的目的是解决特定的问题。


    那么如何保证会议过程中大家都能按照主题进行讨论呢?


    最简单也是最实用的方法,就?#21069;?#20250;议主题用超大加粗字体写在会议室的黑板上。什么?没有黑板?那就打在PPT里然后投影出来,时刻让所有人都看到。


    ?#28909;?#20687;下面这样:


    简洁,高效,不逼逼。


    2


    选对参会人员


    开会绝不是人越多越好。


    很多人觉得头脑风暴,集思广益是一种高效产出思路的好方法。但?#23548;是?#20917;?#35789;?#20154;越多,能想出的好点子越少。


    国外有一项研究表明,开会人数超过8人会议效率就会直线?#38470;怠?#26368;佳人数是5-7人,人太少,意见不充分,思路不开阔;人太多,每个人发言的机会就被压缩,最终导致一些人开始?#36947;粒?#24182;寄希望于其他人的发言。


    《乌合之众》里有一句话是这么说的:

    人一旦到了群体中,智商就?#29616;?#38477;低,为了获得认同,个体愿意抛弃是非,用智商去换取那份让人备感安全的归属?#23567;?/span>


    这话放在“开会?#37145;?#20877;适合?#36824;?/span>


    会议上一旦出现一个喜欢表达自我的“意见领袖?#20445;?#19988;先不论他说的正确与否,很多人下意识就会被他的思?#21453;?#30528;走,并懒于思考。


    ?#35789;?#26377;少数持不同意见的人,也会因为“?#32842;?#22823;多数”的存在,放弃对自我观点的?#27425;潰?#21435;换取那份表面上的和平。且参会人数越多,这种和平的意义就显得越重要,甚至超过了会议目的本身。


    ?#28909;?#24456;多公司喜欢由老板拉着大家开大会。这时如果碰到一个喜欢发言的老板,那基本上就是他的独角戏。


    如果会议目的是宣布信息或分配任务,那尚可理解。但如果开会是为了讨论问题,那简?#26412;?#26159;灾?#36873;?/span>


    为了保住自己的饭碗,没有人敢公开反对老板的意见。对于老板而言,这同样也是一个危害,因为没人敢?#20843;?#35855;言,也就不可能?#24515;?#32819;忠言。


    这种会开到最后,很容易演变成“?#19978;?#31449;?#21360;保?#20174;而偏离了最初的目的。


    那么如何解决这个问题呢?很简单,精选你的参会人员,从源头上扼?#38381;?#20010;苗头。


    第一,老板不要参加讨论型会议。


    所谓讨论型会议,就是希望通过开会来讨论出特定的解决方案。这种会议老板就不要参与进来。


    老板的角色,是取舍评估做决定,而不是?#31034;?#33041;汁想办法。这种事情,就交给下面的人做。老板只要看结果,而不是搞过程。


    做老板?#27426;?#19981;要事必躬亲,而是大胆放权。这个权,?#35789;?#31649;理权,也是讨论权。这样既?#35857;?#20102;老板的时间,也能让大家放开胆子去讨论,两全其?#39304;?/span>


    第二,找到最相关的参会人员。


    最相关有两个含义。首先是责任相关,这个问题谁负主要责?#21361;?#35841;就必须参?#21360;?/span>


    其次是能力相关,这个事情谁有办法来解决,那么他就?#28508;?#36873;之人。


    但这里要注意,能力相关的人,不?#27426;?#20063;是责任相关,所以邀请参会时?#27426;?#35201;谨慎,提前打好招呼,征求对方同意。这时考验的就是会议组织者的情商和?#20302;?#33021;力了。


    如果还不明白,那就问?#39318;?#24049;,这个会议如果缺了谁,就?#27426;?#24320;不下去?这个会议是否有他没他,?#21152;?#21709;不大?这个会议的议题,谁最有发言权?


    按照这个标准,先框定5-7人的席位,然后再去邀请。做好了这件事,就是功德无量。


    3


    设置全程监督


    开会和?#27425;?#31456;一样。


    高效的会议就像写论文,先立论,再争论,最后得出结论;低效的会议就像写散文,永远都是?#21355;?#19977;界之外,不在五行之中。


    这里的区别,就在于监督者的存在。


    高效的会议,必须设置一名监督者。他的作用有两个,第一是修正轨道,当讨论的焦点发生偏移时,及时把大家拉回来。


    监督者需要时刻关注会议讨论的内容,是否和会议主题息息相关。一旦发现?#21387;歟?#23601;要及时提醒大家,哪怕讨论得再精?#22987;?#28872;,也要“悬崖?#31456;懟薄?/span>


    尤其是那些横跨上下午的会议。当午休结束时,所有人的?#28304;?#36824;?#21363;?#20110;放空状态。如果监督者不能及时把大家的注意力聚焦到议题上来,很快你就会发现讨论的内容就变成今天的鸡腿新不新鲜,食堂的?#20849;?#21487;不可口,昨天的综艺又有什么新八卦。


    监督者的第二个作用,是控制时间。每个议题设置一个讨论的时间范围,一旦发现超时,无论有没?#34218;?#26524;,都要停止讨论。


    不知?#26469;?#23478;有没有这样的经历,当你需要连开几个会议的时候,如果第一个会议发生超时,接下来就会引发连锁效应导致第二个会,第三个会都不能准时进行。


    要知道会议是一项集体行动,一个微弱的影响,在集体中会被乘以数倍放大,最终造成整个?#21734;?#30340;低效。


    我就经历过一串“连环超时”的会议。本来下午一点的会,因为一名同事迟到了10分钟,导致最后会议被延长了20分?#21360;?#32039;接着第二个会不能如期举行,因为有人等不及于是?#28909;?#22788;理另外的事情,?#20154;?#22788;理完第二个会议被推迟了30分钟才开始?#27426;?#36825;?#26234;?#29359;了第三个会议的时间,因为前面一系列的延时,第三个会议被足足推迟了快一个小时。



    而第三个会议?#36824;?#26377;7个人参与,这就意味着,一天内有7小时的工作时间?#28508;?#28010;费了。


    蝴蝶效应就是这么来的。


    当然?#20449;?#21451;会问道,那如果真的在规定时间内讨论不出结果怎么办呢?


    我的经验是,宁可下次找个时间重新开会,也不要让大家耗下去浪费时间。但此时监督者要把这次会议已经得出的结论,悬而未决的问题,面临的新挑战等信息全部记录下来,?#21592;?#19979;次开会的时候能够顺利?#35859;?#19978;,不必重复讨论。


    而这,就进入到今天文章的最后一节,这也是高效会议的重要标志。


    4


    不忘事后跟进


    我在大企业工作时,学会的一个重要技能就是写Meeting Minutes,即会议纪要。


    评价一个会议最后是否有成果,重要标准就是看会议纪要写得好不好。它是上一个会议的终点,也是开启接下来工作的起点。


    一份?#32454;?#30340;会议纪要包括5个重要因素,下面我用一张图来说明:




    其中,会议主题和参会人员前面已经解释过,这里不再赘述。


    “讨论内容”?#27425;?#32469;会议主题展开了哪些方面的讨论,你要用精简的语句进行高度概括;


    “得出结论”是将会议上大家已经达成共识的结论进行归纳梳理;


    “下一步计划?#20445;前?#20250;议上还没?#34892;?#25104;共识的问题,之后要进一步讨论的东西以及已经确认好要做的事情,分别进?#26032;蘗小?#36825;里要?#26434;?#21442;会人员的角色,谁接下来负责什么事情,?#27426;?#35201;写清楚。


    ?#28909;?#19979;面这份会议纪要就写得很好:



    看不清楚的朋友 ,我用文字再写一遍。

    1. 会议主题:

    A品牌新产品上市的营销活动策略讨论;


    2. 参会人员:

    品牌部,产品部,公关部,媒介部;


    3. 讨论内容:

    - 产品卖点梳理;

    - 消费者人群画像;

    - 竞品分析;

    - 媒介渠道建议;


    4. 得出结论:

    - 确认以“沉浸式体验”为产?#20998;?#35201;卖点进行市场传播?#20302;ǎ?/span>

    - 确认以18-25岁?#27426;?#32447;城?#24515;?#36731;人为核心?#20302;?#23545;象;

    - 确认以动漫,游戏,音乐为主要的垂直媒体投放渠道;


    5. 下一步计划:

    - 品牌部开始准备传播主题;

    - 媒介部进一步去了解媒介渠道的排期计划和合作资源;

    - 公关部去咨询相应的明星和艺人资源;


    以上,就完成了一次会议纪要的整理。


    需要说明的是,这看起来是个小事情,却起着承上启下的大作用。?#27426;?#24456;多时候,写会议纪要的都是刚进职场不久的新人,还没有意识到它的意义所在,写得?#31227;?#20843;糟前言不搭后语的比比皆是。


    花时间把这个练好,未来你在职场上受益无穷。

    最后总结一下,如何提升开会效率?下面四点需要注意:

    1. 明确会议主题;

    2. 选对参会人员;

    3. 设置全程监督;

    4. 不忘事后跟进;

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